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Méthodologie de mise en oeuvre |
Tout projet de GED/ECM entraîne des changements organisationnels dans l’entreprise, il repose donc en grande partie sur le management de projet et la capacité à dialoguer avec les différentes directions fonctionnelles, à gérer les conflits et à convaincre les plus conservateurs.
Les terrains de mise en œuvre d’un projet de GED/ECM sont certes nombreux (industries, banques, services, transports, etc.), la mise en œuvre de la solution Alfresco est donc à chaque fois singulier, cependant une méthodologie de gestion de projet a été établie afin d’assurer
sa réussite.
De façon générale, la mise en place d’une solution de GED/ECM possède
un cycle de vie en 7 étapes qui permet la conduite du projet de l’idée initiale
jusqu’à sa mise en œuvre effective et son maintien opérationnel.
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Phase 1 : Audit (comprendre l’environnement d’implantation d’Alfresco)
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Le projet de gestion documentaire commence par un état des lieux de l’organisation interne
des services/départements, de l'organisation des informations, des outils bureautiques
et des réseaux. Il s’agit de comprendre l’environnement au sein duquel va s’implanter la solution de gestion documentaire.
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Phase 2 : Analyse des besoins
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L’analyse des besoins des utilisateurs permet de définir les objectifs du projet de gestion documentaire et de préciser les besoins réels. En effet, la solution n'est qu'un outil au service
de l’entreprise et il convient de bien définir sa raison d’être.
Au terme de cette phase, Grid Engineering élaborera un Cahier de Charges (CDC) de l’application attendue traduisant les besoins exprimés ainsi que les objectifs
de la Direction.
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Phase 3 : Maquettage itératif
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La réalisation d’une maquette permet de tester l'ensemble des fonctions (plan de classement, indexation, messagerie/Workflow, etc.) définies au sein du CDC sur un jeu d'essais élaborés
par les utilisateurs, et de valider son intégration au sein du système d’information. Elle permet également de tester et de valider les outils qui seront mis à la disposition des utilisateurs tels
que les numériseurs (scanners, multifonctions), les logiciels de capture et d’indexation, etc.
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Phase 4 : Conception des services applicatifs
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L’étape de conception des services de la plateforme d’échange fait appel à des compétences
en informatique, en réseau informatique, en administration SGBD et en intégration de systèmes.
La mise en place des applications de GED/ECM (autorisation d'accès, interface évoluée)
se fait en concertation avec le comité utilisateurs (utilisateurs finaux).
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Phase 5 : Site Pilote
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Cette étape a pour objectif de tester les services de la plateforme en grandeur nature sur un site opérationnel. Les services applicatifs sont testés et validés tant sur le plan fonctionnel (adéquation aux besoins des utilisateurs) que sur le plan technique (dysfonctionnements, temps de réponse).
La validation de ALFRESCO sur le site pilote permettra d'envisager un déploiement global sur tous les postes utilisateurs.
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Phase 6 : Déploiement
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L’étape de déploiement consiste en premier lieu à l'élaboration d’un plan de déploiement classant par priorité les cibles selon la réceptivité et la motivation des utilisateurs concernés.
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Phase 7 : Maintien en Condition Opérationnelle (MCO)
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- Assistance aux utilisateurs ;
- Maintenance corrective ;
- Retour d'expérience et maintenance évolutive.
Dans un projet de GED/ECM, la phase de MCO est primordiale. Ce type de solution,
par définition évolutive, impose la prise en compte de la MCO dès le lancement du projet.
Le maintien en condition opérationnelle recouvre les aspects suivants :
Ces étapes peuvent être plus ou moins développées en fonction du contexte de l’étude : acteurs, contraintes et impératifs, délais, etc.
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