Nous en sommes arrivés à identifier 6 règles essentielles :

• la démarche Intranet est avant tout une démarche stratégique impliquant le management
• donc pas d'Intranet sans une forte implication de la direction
• la réflexion Intranet doit être couplée avec une réflexion sur les processus et sur le pilotage
• l'outil seul ne vaut rien sans une formation et une intégration des méthodes
• chaque service doit être impliqué dans la démarche
• la démarche doit être transversale et itérative

L’idéal est ainsi de commencer à mettre en place la solution light avec un groupe de 5 personnes. Cette solution light comprendra 3 ou 4 fonctionnalités et permettra de progressivement proposer l'ensemble de l'application aux individus concernés

• un outil de messagerie (du simple outlook au complexe lotus)
• des outils de gestion de la connaissance (veille - sgdt – expérience – indicateurs - profils)
• des outils d'optimisation (gestion de projet - gestion des processus - contacts – km)

• Permettre de gagner du temps en simplifiant les procédures et en décloisonnant les entreprises
• Gestion en workflow (flux)
• Gestion documentaire : une seule mise à jour en un seul lieu.
• Organisation de l'accès à l'information.
• Partage et capitalisation des connaissances.

Cela va dépendre de l’éloignement des interlocuteurs. Si les utilisateurs sont géographiquement proches, l’Intranet pourra aisément être mis en place sur le serveur de l’entreprise.
Sinon, une plate-forme technique externe est souhaitable et permet de s’affranchir des problèmes techniques qu’exige ce type de matériel. Le choix de son fournisseur sera ainsi essentiel sur cette phase. En effet, un soft peut vite s’avérer lourd à utiliser si la machine ne suit pas.

En terme de solutions, 3 possibilités :
- Réaliser un développement spécifique via les SSII
- Intégrer une solution intégrée (la solution IntraKnow par exemple)
- Ou louer les applications en mode ASP